Hur genonmförs ett samtal?
Förbered dig noggrant inför samtalet genom att:
- Sätta av tillräckligt med tid
- Välja en neutral mötesplats med bra samtalsmiljö
- Tänka igenom uppläggningen och inte minst hur du tänker inleda samtalet
- Samla in fakta kring bakgrunden till de problem som är orsak till samtalet för att skapa dig själv en så heltäckande bild som möjligt.
Under samtalet bör man tänka på att:
- Vara tydlig med orsaken till samtalet
- Skapa ett empatiskt och respektfullt möte, visa tydligt att du bryr dig om din medarbetare. Lyssna och försök sätta dig in i din medarbetares situation.
- Ha respekt för att du möter ett motstånd. Det är inte säkert att man är beredd att höra hur det verkligen är, att bli ”upptäckt”.
- Ställ öppna frågor som inte kan besvaras med enbart ”ja” eller ”nej”
- Ha förståelse för att personen du möter kan vara tveksam och ambivalent
- Var inte rädd för tystnad. Ge den andre tid att tänka och formulera sig.
- Återkoppla hur du uppfattar det den andre säger under samtalet genom att då och då sammanfatta det som sagts.
- Förklara att problemet är gemensamt för er båda/hela gruppen och att ansvaret för att lösa också är gemensamt.
- Förtydliga att det inte är medarbetaren/medarbetarna i sig som är problemet, utan den situation som uppstått. Annars finns det risk för att medarbetaren gör sig till offer för det som hänt och lägger ansvaret på andra i omgivningen, eller andra opåverkbara yttre orsaker.
- Ge medarbetaren/medarbetarna tid att reflektera och påverka situationen och på så sätt bli mer delaktig/a. Människor påverkas mest av att höra sina egna argument för förändring. Försök få personen att själv uttrycka hur en förändring skulle vara möjlig. Vad som krävs, när det kan starta, vad det skulle innebära.
- Vara tydlig, ställa krav och forma gemensamma mål